Las auditorías de productividad le ayudan a identificar áreas de mejora en su organización. Pero, ¿Cómo llevarlos a cabo? Vamos a ver...
Hay tantos trucos y consejos de productividad por ahí. Dicho esto, la productividad es más que implementar hacks. La productividad es un proceso continuo. Se basa en que aprenda qué sistemas funcionan para su equipo, evalúe periódicamente su eficacia y realice los ajustes necesarios.
El punto de partida ineludible para evaluar el desempeño es saber calcular la productividad. Luego, cómo optimizarlo utilizando los hallazgos que recopile.
Una de las formas más efectivas de evaluar constantemente su productividad es a través de auditorías de productividad. ¿Qué es exactamente una auditoría de productividad? ¿Y cuál es la mejor manera de realizarlos? Vamos a profundizar...
¿Qué es una auditoría de productividad?
¿Alguna vez ha sentido que los sistemas y procesos de gestión que tiene implementados no están dando los resultados que espera? Para determinar dónde se encuentran los problemas principales, un buen lugar para comenzar es una auditoría de productividad.
Una auditoría de productividad es una evaluación exhaustiva de todas las herramientas, sistemas y procesos que tiene en su negocio para identificar problemas en estas áreas. Al convertir en una prioridad participar en estas auditorías con regularidad, puede establecer soluciones que aumenten la productividad a lo largo del tiempo.
En las fuerzas de trabajo remotas e híbridas, las auditorías de productividad han adquirido una importancia aún mayor. Esto se debe a que la naturaleza inherente de la función de equipos remotos o divididos puede resultar en una mayor prevalencia de fugas de productividad.
Pero, ¿Cómo se lleva a cabo una auditoría de productividad? Analicemos algunos consejos sobre cómo realizar una auditoría de productividad satisfactoria.
Cómo realizar auditorías de productividad para su organización
1.Asegúrese de tener un sistema de monitoreo de productividad efectivo en su lugar
No puede medir la productividad de su equipo si no tiene las herramientas adecuadas para rastrearlo en primer lugar. El primer paso a dar es encontrar un software de productividad de la fuerza laboral eficaz para su organización.
Su herramienta de software de productividad en el lugar de trabajo proporcionará la base de su auditoría de productividad. Para ello, proporciona datos de productividad basados en la actividad de los empleados, el tiempo de las tareas y los proyectos, los puntos de referencia de rendimiento y más.
Tener este sistema fundamental centrado en los datos en su lugar significa que su auditoría de productividad se basará en datos objetivos y precisos, que son vitales para cualquier auditoría. Y eso es imprescindible para su éxito.
2. Realice un seguimiento del tiempo dedicado en línea y fuera de línea
En su mayor parte, muchos consideran que el tiempo que pasan frente a una computadora es la única productividad que necesitan evaluar. ¿La verdad? El trabajo realizado en la computadora no es el único tipo de trabajo que importa al medir la productividad de los empleados.
No realizar un seguimiento de otras tareas como reuniones, tareas organizativas / de planificación y otras actividades basadas en el trabajo significa perder una productividad que contribuye absolutamente a su organización. En otras palabras, cualquier auditoría que realice estará incompleta si se pasa por alto el tiempo fuera de línea.
Asegúrese de contar con sistemas para realizar un seguimiento de la productividad de sus empleados tanto en línea como fuera de línea. De esta manera, puede estar seguro de que la imagen de productividad que tiene, y que está auditando, está completa.
3. Evaluar la productividad de forma contextual
La tecnología es una parte integral de todos los equipos, pero es especialmente crucial para los lugares de trabajo híbridos, ya que estas herramientas son el tejido conectivo que mantiene unidos a los trabajadores remotos y en la oficina.
Dicho esto, no todas las herramientas son productivas para todos los roles.
Tómese el tiempo para evaluar sus herramientas actuales y comprender si contribuyen o no a la productividad de ciertos equipos. Hacerlo es fundamental para formar una imagen precisa de la productividad como parte de su auditoría.
Con una mejor comprensión de cómo las diferentes herramientas o recursos impactan la productividad de los diferentes miembros del equipo, puede producir una auditoría de productividad más precisa con menos variables que sesguen los resultados.
4. Identificar la duración y repetición de la tarea
Cuando te dedicas a crear un cálculo de productividad de los empleados para cada miembro del equipo, normalmente encontrarás tendencias en cuanto al tiempo que tardan los empleados en completar tareas específicas.
Una vez que sus sistemas estén configurados, comience a separar las tareas por empleado y grupo y vea cuánto gasta cada empleado individual en dichas tareas mediante la producción de informes de productividad para los empleados.
El objetivo de una auditoría de productividad aquí es encontrar tareas de memoria que pueden diferir en el tiempo que tardan en completarse. O, tareas de bajo ROI que consumen una cantidad desproporcionada de tiempo para su equipo.
Una vez que revela las tendencias que están reduciendo la productividad de su equipo, debe tomar la decisión de subcontratar, automatizar o crear procedimientos operativos estándar (SOP) para mejorar la eficiencia. (O, si se consideran redundantes, elimínelos por completo).
Con el tiempo, puede seguir aprovechando estos datos de medición de la productividad de los empleados para mejorar aún más la productividad de su organización.
Con una mejor comprensión de cuánto tiempo les toma a los empleados completar ciertas tareas, puede aprovechar sus auditorías de productividad para identificar dónde se están quedando atrás ciertos empleados en su trabajo.
5. Cree puntos de referencia de productividad de los empleados
Cuando comienza a analizar los datos de una auditoría de productividad, es posible que se sienta inundado de datos recopilados a través del software de productividad de su fuerza laboral. La buena noticia es que cuantos más datos tenga, antes podrá crear puntos de referencia de productividad de los empleados.
Estos establecerán los estándares de cuánto tiempo espera que tome una determinada tarea. Luego, puede usar sus puntos de referencia para recompensar a los empleados que los cumplan.
Pero, ¿Qué pasa con los empleados que pueden estar un poco atrasados? Los datos de una auditoría de productividad se pueden utilizar para identificar dónde pueden existir problemas. Luego, con este conocimiento en la mano, puede brindar apoyo adicional a los empleados para ayudarlos a alcanzar los puntos de referencia establecidos. Es posible que también desee brindar apoyo adicional a través de actividades de administración del tiempo para mejorar la productividad de los empleados.
En el contexto de las auditorías de productividad, tener puntos de referencia le permite identificar áreas de mejora entre individuos y equipos. Esto te ayuda a crear una cultura de mejora continua en tu equipo.
6. Encuentre las causas sistémicas de los cuellos de botella
A veces, un desempeño que no cumple con los parámetros de referencia no es indicativo de una baja productividad de los empleados. Más bien, puede ser el resultado de problemas con el propio sistema. Algunos ejemplos que pueden reducir la productividad general del lugar de trabajo incluyen la falta de capacitación, la falta de recursos o cargas de trabajo desequilibradas.
Cuando esté investigando datos, comuníquese con sus empleados para ver dónde pueden estar enfrentando resistencia u obstáculos. Le brindarán la información que necesita para comprender los datos de cálculo de la productividad de los empleados y avanzar con más éxito.
Con una mejor comprensión de los cuellos de botella que afectan la productividad, se pueden eliminar sus causas sistémicas.
7. Alinee sus prioridades con los KPI
Incluso cuando se tiene un plan de trabajo establecido, las tareas del día a día a veces pueden interponerse y evitar que logremos nuestros hitos. Y, a menudo, requiere que dé un paso atrás y realice una auditoría de productividad para hacer un balance. Es decir, realinear la actividad diaria con sus KPI.
Naturalmente, el primer paso es tener KPI establecidos para garantizar que los empleados alcancen ciertos hitos diariamente, semanalmente o mensualmente. De lo contrario, tomarse el tiempo para aprender a realizar un seguimiento de la productividad no producirá los resultados que necesita.
Con los KPI implementados, tendrá prioridades claras para lograrlos. Y, al realizar auditorías de productividad periódicas, puede determinar si se están respetando estas prioridades. Y, si no es así, los resultados de su auditoría le ayudarán a hacer algo al respecto.
Las auditorías de productividad dan como resultado ganancias de productividad
La realización de auditorías de productividad periódicas le permite ver tendencias, desviaciones y deficiencias de la productividad de su equipo. Luego, mediante el uso de herramientas dedicadas, sistemas mejorados y cálculo de la productividad de los empleados, se vislumbra una mejor productividad.
Utilice la guía anterior para establecer todos los sistemas que necesita para convertir las auditorías de productividad en un elemento fijo de su lugar de trabajo y llevar su desempeño al siguiente nivel.
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