Los equipos híbridos enfrentan desafíos únicos en la fuerza laboral actual, pero los cambios en las estrategias de administración de proyectos pueden marcar la diferencia.
La fuerza laboral actual está cambiando a medida que más empleados prefieren el trabajo remoto sobre el modelo de oficina tradicional. Al no querer volverse completamente remotas, muchas organizaciones se están ajustando a estas nuevas demandas utilizando un entorno de trabajo híbrido.
Sin embargo, con una nueva forma de operar surgen nuevos desafíos, particularmente en lo que respecta a la gestión de proyectos. Afortunadamente, los líderes de la empresa pueden abordar estos problemas con algunos consejos efectivos de gestión del tiempo y productividad.
¿Ha cambiado su organización a un entorno de equipo híbrido? Si es así, profundicemos en cinco tareas imprescindibles de gestión de proyectos para equipos híbridos que buscan mejorar el trabajo en equipo y la productividad en el lugar de trabajo.
5 consejos para la gestión de proyectos de equipos híbridos
Los equipos híbridos se enfrentan a un desafío único: colaborar en proyectos de forma remota. Si bien algunos miembros de su equipo pueden estar trabajando en la oficina, otros pueden estar trabajando desde casa en múltiples zonas horarias.
Sus tácticas estándar de gestión de proyectos seguirán siendo beneficiosas, pero adaptarse a las nuevas estrategias y ajustar la forma en que trabaja puede resultar valioso. Dicho esto, profundicemos en cinco formas de aumentar la productividad en una empresa con un equipo híbrido.
1. Aproveche al máximo el tiempo en la oficina con sus compañeros de equipo
Como descubrirán los equipos híbridos, pueden realizar una gran cantidad de trabajo fuera de la oficina. De hecho, la productividad puede incluso aumentar a medida que los empleados estén mucho más satisfechos con su nuevo espacio de trabajo.
Dicho esto, es normal experimentar obstáculos cuando se trabaja con compañeros de equipo remotos. Por ejemplo, capacitar a sus compañeros de equipo en un nuevo programa o trabajar en un nuevo proyecto o concepto puede ser más difícil de lograr en línea (incluso cuando tiene las mejores herramientas de productividad del equipo).
Para combatir estos problemas, aproveche al máximo el tiempo cara a cara en la oficina para manejar tareas que pueden no ser adecuadas para la comunicación en línea. De esta manera, los miembros de su equipo están equipados para abordar sus proyectos en casa, ya que todas sus preguntas e inquietudes han sido respondidas en la oficina.
2. Estructure su modelo híbrido para satisfacer las necesidades del proyecto
No todos los tipos de trabajo son adecuados para un entorno de trabajo remoto. Si bien el equipo de desarrollo o el equipo de marketing de una organización pueden colaborar fácilmente en proyectos desde casa, otros departamentos, por ejemplo, los equipos de ventas, pueden tener una mayor necesidad de estar en una ubicación.
En lugar de establecer el mismo modelo de trabajo para todos, cree un modelo híbrido que funcione mejor para cada equipo de su organización. Esto permitirá que sus equipos operen de manera más efectiva en función del contexto de su estructura, función y roles individuales.
3. Analice la productividad y realice los ajustes necesarios con regularidad
Para la mayoría de las organizaciones, un modelo de trabajo híbrido es en gran medida un experimento viviente. Para aprovechar al máximo sus esfuerzos, querrá tener a su lado las mejores herramientas de productividad del equipo que puedan brindarle información sobre el rendimiento.
Por supuesto, ¿Qué es la productividad y por qué la productividad es un problema tan importante para los equipos híbridos? Definir la productividad en los negocios en el nuevo modelo de trabajo híbrido requiere una forma renovada de medirla y analizarla.
Ya no es suficiente medir la información de todos los empleados de la misma manera. Debe implementar herramientas y sistemas que le permitan ver los datos de productividad remotos y en la oficina como dos segmentos distintos. Al hacer esto, comprenderá dónde los empleados hacen su mejor trabajo y perfeccionará su estructura híbrida.
Una vez que haya establecido sistemas de productividad centrados en híbridos, realice un seguimiento y analice datos como el tiempo que le toma a su equipo completar ciertas tareas o proyectos, cuánto trabajo se realiza diaria o semanalmente y dónde ciertos miembros del equipo parecen tener dificultades. Luego, divida estos datos según la ubicación del empleado.
Puede aprovechar estos datos para capacitar mejor a sus empleados y brindarles las herramientas que necesitan para aumentar su productividad. Si hay algún problema en su modelo de trabajo híbrido, los datos disponibles también lo ayudarán a identificarlo y resolverlo rápidamente.
4. Establezca sistemas de colaboración y comunicación en toda la organización
Un elemento que parece afectar a muchos equipos híbridos es la abundancia de herramientas. La tecnología puede ser nuestra amiga en un entorno remoto. Sin embargo, no tener una estructura o herramientas configuradas puede evitar que nos comuniquemos y colaboremos de manera efectiva, incluso con las mejores herramientas de productividad de su lado.
Para evitar que su equipo se desconecte y se desarticule, haga que su equipo use una herramienta universalmente acordada para cada propósito. Por ejemplo, para chatear, confíe en una herramienta como Slack. Lo mismo ocurre con las videollamadas, seleccione una sola herramienta como Zoom. Y si está buscando una herramienta de colaboración, encuentre un CRM que le ayude a usted y a su equipo a mantenerse conectados y encaminados.
Cuantas menos herramientas tenga (y más efectivas sean), más fácil será mantener el trabajo en equipo y la productividad en el lugar de trabajo.
5. Sea consciente de la ubicación del equipo y planifique con anticipación
Cuando tiene una fuerza laboral híbrida, puede ser fácil olvidar que algunos de sus compañeros de equipo pueden estar operando en diferentes zonas horarias. Cuando esto sucede, y estás presionando para completar un proyecto, es posible que termines esperando a un compañero de equipo que actualmente no está disponible.
Planifique con anticipación anotando la ubicación de cada miembro del equipo y la zona horaria en la que se encuentran para asignar tareas y fechas límite en consecuencia. De esta manera, puede evitar asignar trabajo adicional a otros cuando se encuentra en una crisis de tiempo.
Los modelos híbridos funcionan, pero solo con una planificación y ejecución adecuadas.
El modelo híbrido es nuevo para muchas organizaciones. El cambio a un entorno de trabajo dividido remoto/en la oficina puede, entonces, requerir algo de tiempo para acostumbrarse y una estrategia cuidadosa. Lo primero de la lista es ajustar su enfoque de la gestión de proyectos para que el trabajo híbrido sea efectivo para sus equipos.
Ya sea que esté tratando con compañeros de equipo en diferentes zonas horarias, demasiadas herramientas o dificultades para trabajar con compañeros de equipo que están fuera de la oficina, ¡Las cinco tareas que debe hacer la administración de proyectos actuarán como una guía para la productividad que lo ayudará a administrar y fomentar el trabajo en equipo y la productividad en el lugar de trabajo!
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